"Инструкция об учете библиотечного фонда в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные системы Министерства культуры СССР"
(утв. Минкультуры СССР 27.12.1985)
	
Документ предоставлен КонсультантПлюс

www.consultant.ru

Дата сохранения: 03.10.2013

Утверждена
Министерством культуры СССР
27 декабря 1985 года

Согласована
с Министерством финансов СССР

ИНСТРУКЦИЯ
ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА В ГОСУДАРСТВЕННЫХ МАССОВЫХ
БИБЛИОТЕКАХ, ОБЪЕДИНЕННЫХ В ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЕ БИБЛИОТЕЧНЫЕ
СИСТЕМЫ МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ СССР <1>

--------------------------------
<1> Приложения не приводятся.

Общие положения

1. Учет библиотечного фонда централизованных библиотечных систем <2> должен способствовать его сохранности, правильному формированию и использованию, отражать поступление, выбытие изданий и других материалов, общую численность фонда и распределение его по видам и содержанию как в целом по ЦБС, так и по каждому ее структурному подразделению.
--------------------------------
<2> В дальнейшем - ЦБС.

2. На основе учетных документов осуществляется контроль за сохранностью фонда, проверка и передача его от одного работника другому, ведется статистическая отчетность.
3. Процесс учета библиотечного фонда ЦБС включает: прием изданий и других материалов, их штемпелевание, регистрацию поступления, распределения и перемещения внутри системы, а также выбытия их, подведение итогов движения фонда и его проверку.
4. Все основные операции учета библиотечного фонда ЦБС производятся Отделом комплектования и обработки <3> Центральной библиотеки <4>. Стоимостной учет библиотечного фонда ведется бухгалтерией в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете СССР, утвержденной Министерством финансов СССР.
--------------------------------
<3> В дальнейшем - ОКиО.
<4> В дальнейшем - ЦБ.

5. Все виды изданий и неопубликованных материалов, включаемые в единый фонд ЦБС, подлежат учету.
Основными единицами учета объема фонда для всех видов изданий, неопубликованных и других материалов в соответствии с ГОСТом 7.20-80 являются экземпляр <5> (кроме газет) и название <6>.
--------------------------------
<5> Экземпляр - каждая единица издания из тиража.
<6> Название - условное обозначение одного издания, образующего единое целое и выпущенного в одном или нескольких томах. Учет поступлений в названиях в ЦБС ведется только ЦБ на основе данных первичного учета общего библиотечного фонда системы либо путем подсчета карточек на полученные издания в картотеке текущего комплектования.

Основными единицами учета объема фонда газет являются годовой комплект газеты и название издания за все годы его поступления в фонд, независимо от изменения заглавия издания.
Единицами учета объема фонда кинофотофонодокументов являются название и количество: для магнитной фонограммы - кассета, катушка; для грампластинки - диск; для диафильма - рулон; для диапозитивов - кадр; для кинофильма - бобина; для комплекта кинофотофонодокументов разных видов - название и количество входящих в него единиц.
Примечания:
1. Произведения печати и материалы, приобретенные для оформления библиотеки и наглядной пропаганды (плакаты, карты, изоиздания на отдельных листах, календари на текущий год и т.п.), в фонд ЦБС не включаются.
2. Бланки картотек учета библиотечного фонда (учетного каталога), карточки учета журнала, карточки учета газеты, книжного формуляра оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ 7.35-81.

Формы и система учета фондов

6. ОКиО ЦБ ведет Книгу учета библиотечного фонда на общий фонд ЦБС; на фонд структурного подразделения системы ведутся первая и вторая части Книги учета библиотечного фонда, на фонд ЦБ ведется третья часть Книги учета библиотечного фонда.
7. Итоги движения библиотечного фонда структурных подразделений ЦБ, детской библиотеки и библиотек-филиалов за квартал или год в целом ОКиО подводит на очередной строке первой части Книги учета библиотечного фонда соответствующих структурных подразделений ЦБС.
8. Индивидуальный учет книг <7> и брошюр <8>, включенных в общий фонд ЦБС, осуществляется ОКиО ЦБ на карточках учетного каталога. На каждое издание <9> книги заполняется отдельная карточка с присвоением ему очередного инвентарного номера. Брошюры и другие издания объемом не более 48 страниц регистрируются на карточках учетного каталога без инвентарного номера.
--------------------------------
<7> В массовых библиотеках к книгам следует относить также альбомы, атласы, сборники стандартов и нотных изданий, а также другие произведения печати, изданные в виде книги, объемом более 48 страниц.
<8> В соответствии с ГОСТ к брошюрам относятся непериодические издания любого формата, объемом свыше четырех, но не более 48 страниц.
<9> Каждое полиграфически отдельно оформленное произведение печати, имеющее номер типографского заказа и принимаемое в качестве единицы статистического учета печатной продукции СССР, а также единицы учета фонда. За отдельное издание принимается каждый том, выпуск, часть произведения печати одного названия. Допечатки издания при выпуске большими тиражами как самостоятельное издание не учитываются.

Для контроля за правильной порядковой нумерацией изданий книг и сохранностью карточек учетного каталога они регистрируются в специальном журнале (см. также примечание 2 к п. 5).
9. Индивидуальный учет изданий и материалов, направляемых ОКиО в структурные подразделения ЦБ, а также в детскую библиотеку и в библиотеки-филиалы, ведется ОКиО в журналах регистрации поступлений Опись инвентарных номеров. Запись изданий и материалов в Описи производится в порядке их инвентарных номеров.
10. Индивидуальный учет журналов в структурных подразделениях ЦБ, в детских библиотеках и в библиотеках-филиалах ведется на регистрационных журнальных карточках (см. также примечание 2 к п. 5).
11. Учет других видов произведений печати и материалов осуществляется групповым способом. На каждый вид: нотные, картографические и изоиздания, стандарты, описания изобретений к авторским свидетельствам и патентам, технические каталоги на оборудование, диафильмы, микрофильмы, диапозитивы (слайды), фильмокопии, граммофонные пластинки, магнитные ленты и т.д. - ОКиО ЦБ заводит отдельную учетную карточку. При значительном объеме поступлений перечисленных изданий и материалов и их распределении по структурным подразделениям ЦБС они учитываются на карточках учетного каталога так же, как и книги.
12. В структурных подразделениях ЦБ, в детской библиотеке и в библиотеках-филиалах дополнительной формой индивидуального учета фонда может являться ведущийся в них Журнал регистрации поступлений (Опись инвентарных номеров), а также алфавитный каталог и регистрационная картотека журналов (см. также п. 41).

Прием поступающих изданий и других материалов

13. Все издания и другие материалы, поступающие в ЦБС, направляются в ОКиО ЦБ и принимаются по сопроводительному документу (счет, накладная, копия чека, акт и т.п.), записи которого сверяются с фамилиями авторов и заглавиями, ценой и количеством экземпляров полученных изданий и материалов.
Примечания:
1. Газеты и журналы поступают непосредственно в те структурные подразделения ЦБС, для которых они выписаны.
2. Получаемые библиотеками-филиалами литературные приложения к журналам учитываются ими на регистрационных карточках продолжающихся изданий и направляются в ЦБ для обработки. Обработав полученные издания и зарегистрировав их в журнале, в учетном каталоге и в Описи, ЦБ возвращает их в филиал.

14. При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительных документов, а также присланных без заказа ненужных ЦБС или дефектных экземпляров составляется акт с обязательным участием ответственного за их прием лица и представителя общественной организации библиотеки.
Первый экземпляр акта остается в ОКиО и используется при приеме поступивших изданий и материалов, второй - направляется в организацию или учреждение, от которых они были получены, с требованием дослать недостающие, заменить ошибочно присланные и дефектные экземпляры.
15. На издания и материалы, поступившие в ЦБС без сопроводительного документа, в том числе полученные в дар от организаций, отдельных граждан и собранные среди населения, после проверки их пригодности для использования составляется акт.
16. Все экземпляры принятых изданий и материалов немедленно штемпелюются единым штемпелем ЦБС, который имеет прямоугольную форму размером 10 x 40 мм и содержит наименование ЦБС.
Штемпель проставляется на титульном листе, а при его отсутствии - на первой странице издания под заглавием, на этикетке первой стороны граммофонной пластинки, на катушке, кассете магнитофонной ленты, на этикетке диафильма, диапозитивов (слайдов), фильмокопии, микрофильма. При этом нельзя допускать порчи текста или иллюстрации.
17. По окончании сверки полученной партии с сопроводительным документом, подсчета количества экземпляров и штемпелевания их производится количественный и индивидуальный учет и оформление сопроводительного документа.
18. После проверки правильности оформления сопроводительного документа он в установленные сроки передается в бухгалтерию под расписку, оформляемую в соответствующей графе Книги учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС. Перед сдачей документа ОКиО ЦБ отмечает на нем издания и материалы, стоимость которых подлежит отнесению на баланс ЦБ.
Примечание.
После приема счета, в соответствии с указанными на сопроводительном документе отметками, бухгалтерия учитывает стоимость включенных в библиотечный фонд книг, альбомов, атласов, сборников стандартов и нот, кинофотофонодокументов (граммофонных пластинок, магнитофонных лент, диафильмов, микрофильмов, диапозитивов (слайдов) и фильмокопий) на субсчете 019 баланса. Не учитывается на субсчете 019 стоимость включенных в фонд ЦБС брошюр и других изданий объемом менее 49 страниц, журналов и специальных видов технической литературы и документации. В стоимость изданий и материалов не включаются накладные расходы (стоимость библиотечной обработки, переплета, выполненных библиотекой или библиотечным коллектором, почтовые и транспортные расходы).

Учет библиотечного фонда

19. Учет дает общие сведения о фонде ЦБС в целом и о фонде каждого входящего в нее структурного подразделения: его объеме, составе и о всех происходящих в нем изменениях - поступлении, перемещении и выбытии.
20. Учету библиотечного фонда подлежат все издания и материалы, включаемые и исключаемые из него (см. также п. 5).
21. Книга учета библиотечного фонда состоит из 3-х частей:
Часть 1. Поступление в фонд
Часть 2. Выбытие из фонда
Часть 3. Итоги учета фонда
22. Часть 1 и часть 2 Книги учета библиотечного фонда ведутся ОКиО на фонды структурных подразделений ЦБ, на фонд детской библиотеки и на фонды библиотек-филиалов и дублируются названными структурными подразделениями ЦБС.
23. Книга учета библиотечного фонда является одновременно учетным документом по передаче изданий и материалов из ОКиО в структурное подразделение ЦБ, в детскую библиотеку и в библиотеку-филиал, а также из одного структурного подразделения ЦБС в другое и из библиотеки-филиала в ЦБ. Прием изданий и материалов оформляется подписью руководителя структурного подразделения ЦБС в соответствующей графе первой части Книги.
Каждая партия передаваемых из ОКиО в структурное подразделение ЦБС изданий и материалов снабжается копией ее записи в Книге учета библиотечного фонда данного структурного подразделения ЦБС.
24. Передача изданий и материалов из одного структурного подразделения в другое производится с разрешения директора ЦБС.
25. ОКиО на фонд ЦБ ведет третью часть Книги учета библиотечного фонда. Сведения для ее заполнения берутся из Книг учета библиотечного фонда соответствующих структурных подразделений ЦБ.
26. При организации ЦБС в первой части Книги учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС, перед записью N 1, в строке "Перенос" делается вступительная запись с указанием количества числящихся в фонде ЦБС учетных единиц, установленного после подсчетов по инвентарным книгам ЦБ, детской библиотеки и библиотек-филиалов. Запись делается по форме: состоит на (число, месяц, год с заполнением всех граф Книги учета библиотечного фонда). В Книгах учета библиотечного фонда структурных подразделений ЦБ, а также детской библиотеки и библиотек-филиалов делаются аналогичные записи. Подсчитанная в структурных подразделениях ЦБ, детской библиотеке и библиотеках-филиалах и сверенная с данными бухгалтерского учета стоимость книг и кинофотофонодокументов относится бухгалтерией на баланс ЦБ.
27. В первую и во вторую части Книги учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС, записываются все партии книг и брошюр, а также других материалов, поступающие в общий фонд ЦБС и выбывающие из него по сопроводительным документам. Каждая запись о поступлении и выбытии делается на одной строке под очередным порядковым номером. Этот номер проставляется и на сопроводительном документе.
28. Нумерация записей о поступлении в библиотечный фонд ЦБС ежегодно начинается с N 1. Нумерация записей о выбытии из фонда ЦБС начинается с N 1 и продолжается из года в год в возрастающем порядке, вне зависимости от причин выбытия.
Партия книг, направляемая ОКиО в структурное подразделение ЦБ, детскую библиотеку и библиотеку-филиал и выбывающая из них, регистрируется в Книге учета библиотечного фонда данного структурного подразделения ЦБС за тем же порядковым номером, за которым она учтена в Книге учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС.
29. При записи каждой партии в первой и во второй частях Книги учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС, указываются: дата, порядковый номер, откуда поступила (или выбыла) и по какому сопроводительному документу, количество поступивших (или выбывших) экземпляров, распределение их по видам и содержанию. Графы "на русском языке" и "на языке коренной национальности" заполняются всеми библиотеками. В графе "на языке коренной национальности" учитываются издания и материалы на языке союзной, автономной республики или автономного округа, на территории которых библиотека находится. В последней графе строки Книги учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС, сотрудник бухгалтерии расписывается в приеме документа на поступившую (или выбывшую) партию, а в Книгах учета библиотечного фонда, ведущихся на фонды структурных подразделений ЦБС, руководитель структурного подразделения ЦБС - в приеме (или выбытии) очередной партии изданий и материалов.
30. В конце каждой страницы первой и второй частей Книги учета библиотечного фонда в строке "К переносу" подводятся итоги. Они переносятся на следующую страницу в строку "Перенос", под которой ведутся очередные записи о поступлении и выбытии книг, других произведений печати и иных материалов.
31. В Книгах учета библиотечного фонда, ведущихся ОКиО ЦБ на фонды, находящиеся в структурных подразделениях ЦБС, записываются сведения лишь о количестве тех изданий и материалов, которые поступают и выбывают из них.
32. По окончании года ОКиО ЦБ подводит итоги поступления изданий и других материалов в общий фонд ЦБС и в фонды ее структурных подразделений, а также итоги выбытия из этих фондов и определяет наличие библиотечного фонда к началу следующего года по ЦБС в целом и по каждому структурному подразделению системы в отдельности.

Индивидуальный учет книг и брошюр

33. Книги и брошюры учитываются на карточках учетного каталога изданий (см. также п. 8). На каждое издание в каталоге ведется отдельная карточка размером 75 x 125 мм, на которой указывается количество полученных экземпляров, их распределение по фондам структурных подразделений ЦБС и выбытие.
34. На лицевой стороне карточки помещается библиографическое описание издания, указывается его цена <10>, обозначенная на экземпляре и в сопроводительном документе, и проставляется присвоенный изданию инвентарный номер <11>.
--------------------------------
<10> Стоимость книг, приобретенных в букинистических магазинах, указывается согласно отметкам магазина, проставленным на каждой книге. Стоимость ремонта, реставрации и вторичного переплета на указанной ранее цене не отражается. Издание с пометкой "бесплатно" не оценивается.
<11> На этой же стороне карточки (ниже шифра, а также аннотации и полного классификационного индекса) помещаются все справки о вспомогательных описаниях, включаемых в читательские алфавитные каталоги.

Примечание:
Инвентарные номера не присваиваются брошюрам и другим изданиям объемом менее 49 страниц, журналам, специальным видам технической литературы и документации.

35. На оборотной стороне карточки, разделенной на квадраты, указываются: год поступления, номер записи в Книге учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС, и количество поступивших экземпляров (например, 85-48-22), а при выбытии - номер акта и количество выбывших экземпляров (например, 31-9); отражается распределение полученных экземпляров данного издания по структурным подразделениям ЦБС, регистрируется движение их внутри системы и выбытие. Число квадратов на обороте карточки определяется ЦБ. Она же устанавливает условные обозначения всем структурным подразделениям системы.
36. Каждому изданию книги, поступающему в библиотечный фонд ЦБС, присваивается один (очередной) инвентарный номер <12>, который одновременно проставляется автоматическим или полуавтоматическим нумератором на учетной карточке (в середине лицевой стороны над текстом), на титульном листе каждого экземпляра и на книжном формуляре (см. также примечание 2 к п. 5). Все повторные поступления книг данного издания регистрируются на той же карточке под ее инвентарным номером.
--------------------------------
<12> См. примечание к п. 34.

37. При поступлении многотомных изданий всем экземплярам одного тома присваивается один (очередной) инвентарный номер.
38. Инвентарный номер, присвоенный изданию, сохраняется за ним на весь период нахождения его в фонде ЦБС. Номера изданий, выбывших из фонда ЦБС, не должны присваиваться другим, вновь поступающим изданиям.
39. Для обозначения принадлежности экземпляра к фонду определенного структурного подразделения ЦБС ОКиО указывает на нем его условное обозначение через тире к шифру книги на ярлыке и книжном формуляре.
Индивидуализация фондов библиотек-филиалов может также производиться путем проставления на экземпляре штемпеля с обозначением номера библиотеки-филиала.
Примечание:
Допускается применение штемпелей, содержащих наименование ЦБС, условное обозначение библиотеки-филиала и ее наименование (см. также п. 16).

40. Структурные подразделения ЦБ, детская библиотека и библиотеки-филиалы индивидуализируют каждый экземпляр издания путем приписки к инвентарному номеру через тире порядкового номера полученного экземпляра книги. Индивидуализация экземпляров может производиться как ОКиО, так и структурными подразделениями ЦБ, детской библиотекой и библиотеками-филиалами.
41. Детские библиотеки и библиотеки-филиалы обязательно указывают на оборотной стороне основной карточки алфавитного каталога количество имеющихся экземпляров и в каких фондах они находятся.
42. При организации учетного каталога нумерация поступающих изданий (и соответственно учетных карточек) начинается с N 1 и продолжается из года в год. Ведение инвентарных книг в библиотеках, объединенных в ЦБС, прекращается. На них составляется опись, которая сдается в ОКиО ЦБ. Заполненные к моменту централизации инвентарные книги подлежат постоянному хранению в них и используются для наведения необходимых справок, для проверки фонда и отметок о выбытии литературы <13>.
--------------------------------
<13> С момента организации учетного каталога пополнение центрального служебного алфавитного каталога ЦБС карточками на вновь поступающую литературу прекращается, а находящиеся в нем карточки подлежат постепенному слиянию с учетным каталогом ЦБС, который будет одновременно выполнять все функции служебного алфавитного каталога системы.

43. Все карточки учетного каталога на книги и брошюры расставляются по правилам организации алфавитного каталога. Вспомогательные (добавочные, аналитические, серийные) и упрощенные описания не применяются <14>. На каждое переиздание составляется самостоятельная карточка. Ответственность за сохранность карточек возлагается на руководителя ОКиО ЦБ.
--------------------------------
<14> Вспомогательные описания составляются для читательских каталогов.

44. Учетный каталог подлежит хранению в закрывающихся шкафах или в опечатываемом служебном помещении, с обязательным закреплением всех карточек на стержнях. Доступ к нему разрешается только сотрудникам, оговоренным в приказе по ЦБС. Читатели к пользованию учетным каталогом не допускаются.

Учет поступающих журналов

45. ОКиО ЦБ на основании данных о подписке составляет центральную картотеку периодических изданий. На оборотной стороне регистрационных журнальных карточек проставляется количество комплектов, выписанных для каждого структурного подразделения ЦБС.
46. Выписанные по подписке журналы поступают непосредственно в структурные подразделения ЦБС. Их поступление отмечается на лицевой стороне регистрационных журнальных карточек, которые являются одновременно и формой индивидуального учета журналов.
47. Регистрационные журнальные карточки расставляются в отдельный от книг и брошюр алфавитный ряд.
48. Все номера журналов по мере их поступления в ЦБ, в детскую библиотеку и в библиотеки-филиалы отмечаются ими в соответствующих графах регистрационных журнальных карточек и немедленно штемпелюются.
49. Для штемпелевания журналов каждое структурное подразделение ЦБС имеет специальный штемпель, на котором указывается условное обозначение структурного подразделения ЦБ, детской библиотеки или библиотеки-филиала и наименование ЦБС.
Штемпель проставляется на титульном листе журнала над выходными данными.
Применение данных штемпелей для штемпелевания книг и брошюр, а также иных материалов не допускается.
50. В каждом структурном подразделении ЦБС по регистрационным журнальным карточкам в конце года подсчитывается количество полученных номеров журналов за год. На основании этого подсчета составляется акт, который направляется в ОКиО, где сведения об их количестве заносятся в Книгу учета библиотечного фонда каждого структурного подразделения ЦБС. На их основе ОКиО ЦБ составляет сводные данные о приеме журналов, которые регистрируются раз в год в первой части Книги учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС. Данные о поступлении журналов ОКиО в бухгалтерию не передает.
51. Регистрационные журнальные карточки хранятся в ЦБ, в детской библиотеке и в библиотеках-филиалах до выбытия всех номеров данного журнала. При необходимости карточки используются для справок и для проверки фонда периодических изданий.

Учет других видов произведений печати и материалов

52. Другие виды произведений печати и материалы отражаются на карточках учетного каталога, которые расставляются в алфавите их наименований после книг и брошюр за разделителем "Другие виды...".
53. На каждый вид заполняется отдельная карточка стандартного размера. На лицевой стороне карточки указывается наименование материала и единица его учета, например: "Стандарты" (экземпляр), "Граммофонные пластинки" (диск) и т.д., и делаются отметки о поступлении, выбытии и наличии их в фонде ЦБС. В соответствующих графах отмечается год (две последние цифры), номер записи в Книге учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС (или номер акта на выбытие), количество поступивших (или выбывших) экземпляров и подсчитывается остаток. Инвентарный номер карточке и учитываемому материалу не присваивается. При значительных поступлениях и направлении их в структурные подразделения ЦБС они учитываются так же, как и книги.

Учет выбывающих изданий и материалов

54. Выбытие изданий и материалов из библиотечного фонда ЦБС оформляется актами в установленном существующими инструкциями порядке. В акт включаются издания и материалы, исключаемые только по одной из причин (по ветхости, не возвращены читателями, как устаревшие, по другим причинам).
При исключении из фонда ЦБС изданий и материалов, учтенных на балансе ЦБ, акт составляется в двух экземплярах. Списание изданий и материалов производится по ценам их приобретения, которые указываются в прилагаемом к акту списке, составляемом в одном экземпляре по установленной форме <15>.
--------------------------------
<15> При исключении из библиотечного фонда по ветхости произведений художественной литературы, книг по искусству, а также ценной отраслевой литературы в списке к акту указывается имеющийся в книге дефект.

При выбытии изданий и материалов, не учитываемых на балансе ЦБ (на субсчете 019), вместо списка к акту, составляемому в одном экземпляре, прилагаются подобранные в алфавитном порядке и одновременно пронумерованные книжные формуляры, а при выбытии всех экземпляров - карточки учетного каталога с проставленным на них номером акта. Указанный акт вместе с приложенными к нему книжными формулярами и карточками учетного каталога подлежит хранению в ОКиО ЦБ и в бухгалтерию не передается.
При включении в акт изданий и материалов, не учитываемых на субсчете 019, цена их не указывается.
55. Акты на выбытие пришедших в негодность, устаревших по содержанию и утерянных читателями изданий и материалов утверждаются директором ЦБС. Акты на безвозмездную передачу литературы из фонда ЦБС другим библиотекам утверждаются директором ЦБС с разрешения соответствующего отдела культуры. Акты на списание литературы, пропавшей из фонда ЦБС по неизвестным причинам, рассматриваются Советом ЦБС и утверждаются в порядке, предусмотренном Положением о бухгалтерских отчетах и балансах учреждений и организаций, состоящих на государственном бюджете СССР, утвержденным Министерством финансов СССР.
Надпись об утверждении акта и печать ЦБС должны быть проставлены на каждом экземпляре акта.
56. На основании утвержденного акта ОКиО ЦБ производит очередные записи во второй части Книги учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС, и в Книгах учета библиотечного фонда, ведущихся на фонды структурных подразделений ЦБ, детской библиотеки и библиотек-филиалов, из фондов которых выбывают издания и материалы по данному акту, делает соответствующие отметки на обратной стороне карточек учетного каталога с указанием номера акта и количества выбывших по нему экземпляров по ЦБС в целом. При выбытии последнего экземпляра карточка из учетного каталога изымается. При выбытии последнего экземпляра книги в Журнале регистрации карточек учетного каталога указывается номер акта.
Первый экземпляр акта вместе со списком подлежит хранению в ОКиО ЦБ, второй экземпляр акта вместе с квитанцией за прием макулатуры передается под расписку в бухгалтерию, которая производит списание с баланса ЦБ указанной в акте стоимости выбывших изданий и материалов.
57. Расписка в приеме акта бухгалтерией оформляется в соответствующей графе второй части Книги учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС.
Деньги, полученные за макулатуру, сдаются в доход соответствующего бюджета, из которого финансируется ЦБС.
58. При исключении изданий и материалов, не возвращенных читателями, выбывшими из данного города (района), к акту прилагаются справки-подтверждения адресного стола об их выбытии.
59. Издания и материалы, поступившие от читателей взамен утерянных, записываются в регистрационную Тетрадь учета изданий и материалов, принятых от читателей взамен утерянных <16>, которая ведется во всех структурных подразделениях ЦБС. На основании сделанных в ней записей составляются акты на поступление и выбытие, которые вместе с полученными книгами и формулярами на утерянные издания и материалы направляются в ОКиО ЦБ. Перед отправкой на каждом формуляре (через тире к шифру) проставляется условное обозначение структурного подразделения ЦБС (если оно не было проставлено раньше).
--------------------------------
<16> Допускается также ведение записей об утерянных и замененных изданиях и материалах на отдельных листах.

60. ОКиО ЦБ объединяет полученные от структурных подразделений ЦБ, детской библиотеки и библиотек-филиалов акты на выбытие изданий и материалов из их фондов в одну партию, присваивает ей очередной порядковый номер записи во второй части Книги учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС, и делает соответствующие записи в Книгах учета библиотечного фонда структурных подразделений ЦБ, детской библиотеки и библиотек-филиалов. После этого на каждую партию составляется опись актов с указанием структурного подразделения ЦБС и подводится итог, на основании которого производится запись во второй части Книги учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС.
61. Издания и материалы, переданные безвозмездно другим библиотекам, учреждениям и организациям, отражаются в документах по их балансовой стоимости.
62. При выбытии из структурного подразделения ЦБС журналов на регистрационных журнальных карточках картотеки периодических изданий делаются соответствующие отметки и составляется акт на их выбытие, который направляется в ОКиО ЦБ. В акте указываются: общее количество номеров журналов, распределение их по содержанию и причина выбытия.
ОКиО ЦБ на основе полученных актов составляет сводный акт о выбытии журналов, который утверждается директором ЦБС и регистрируется во второй части Книги учета библиотечного фонда, ведущейся на общий фонд ЦБС, и делает соответствующие отметки в Книгах учета библиотечного фонда структурных подразделений ЦБ, детской библиотеки и библиотек-филиалов, а также в центральной картотеке журналов. В бухгалтерию акт на выбытие журналов не передается.

Проверка фондов

63. Проверка библиотечного фонда ЦБС производится периодически, в сроки, устанавливаемые Министерством культуры СССР, а также при передаче библиотеки в целом или части ее от одного работника другому и при чрезвычайных обстоятельствах - стихийных бедствиях (пожар, наводнение) и др.
ОКиО ЦБ составляет план проверки библиотечных фондов структурных подразделений системы на пятилетку и на перспективу. Один экземпляр плана после его утверждения соответствующим органом культуры направляется в централизованную бухгалтерию, которая обслуживает данную ЦБС.
64. Библиотечные фонды структурных подразделений ЦБ, фонды детских библиотек и фонды библиотек-филиалов проверяются в следующие сроки: в структурных подразделениях ЦБ с фондами до ста тысяч экземпляров, в детских библиотеках и в городских библиотеках-филиалах - один раз в семь лет, в сельских библиотеках-филиалах и в детских библиотеках-филиалах - один раз в пять лет, в структурных подразделениях центральных библиотек, в детских библиотеках и в библиотеках-филиалах с фондами сто тысяч экземпляров и выше - один раз в десять лет.
65. Проверка библиотечного фонда или части его при смене руководителя библиотеки или ее структурного подразделения засчитывается за очередную проверку.
66. Проверке подлежат книги, а также другие произведения печати и иные материалы, включенные в библиотечные фонды ЦБС, стоимость которых учтена на субсчете 019 и отнесена на баланс ЦБ.
67. Проверка фонда структурного подразделения ЦБ, детской библиотеки и библиотек-филиалов может проводиться путем непосредственной сверки книг с Описью инвентарных номеров или при помощи контрольных талонов, которые сверяются с Описью инвентарных номеров, ведущейся ОКиО ЦБ, с алфавитным каталогом или, в необходимых случаях, с учетным каталогом системы.
Контрольные талоны на издания, имевшиеся в библиотеках до централизации, сверяются с инвентарными книгами, хранящимися в них.
По окончании проверки обязательно составляется акт. Результаты проверки рассматриваются Советом библиотеки и утверждаются отделом культуры исполкома городского (районного) Совета народных депутатов, на бюджете которого находится ЦБС.
68. Замена проставленных на изданиях и других материалах инвентарных номеров новыми номерами производится лишь в исключительных случаях с разрешения Управления культуры исполкома областного (краевого) Совета народных депутатов, министерства культуры союзной или автономной республики.
В случаях обнаружения неправильной нумерации исправление ошибочно проставленных инвентарных номеров и переписка карточек учетного каталога производится с разрешения директора ЦБС.
Переписка регистрационных карточек в необходимых случаях производится с разрешения заведующего ОКиО ЦБ.

Требования к ведению учетных документов

69. Все записи на документах, ведущихся в ОКиО ЦБ, производятся аккуратно, четким разборчивым почерком. В зависимости от характера документа запись может производиться чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации.
70. Помарки и подчистки в этих документах не допускаются. Исправление допущенных ошибок производится путем зачеркивания неправильного текста, цены, количества или суммы и надписания над зачеркнутым правильного текста, количества, цены или суммы. Зачеркивание производится тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать ранее написанное. Исправление ошибок должно быть оговорено в документе и подтверждено подписями лиц, подписавших документ.

Источник публикации
"Руководящие материалы по библиотечному делу: Справочник". М., Книжная палата, 1988
Примечание к документу

Название документа
"Инструкция об учете библиотечного фонда в государственных массовых библиотеках, объединенных в централизованные библиотечные системы Министерства культуры СССР"
(утв. Минкультуры СССР 27.12.1985)