Андреева Н.Е.
Персонал–стратегия. Эффективное кадровое планирование

[ Справочник руководителя учреждения культуры. – 2005– № 9. – С.70-77 ]

     Рациональное использование человеческих ресурсов является одним из основных факторов успешной деятельности организации. Главная функция руководителя при этом – объединение и сплочение персонала для эффективного выполнения кадровых задач.
     При определении сущности системы управления персоналом в библиотеке обычно исходят из положения о том, что она должна регулировать процесс целенаправленного взаимодействия и взаимовлияния работников в трудовой деятельности организации, ориентирующейся на потребителя. Одновременно построение данной системы существенно отличается от аналогичных на промышленных и торговых предприятиях.
     Условия вхождения в рыночную экономику потребовали изменений в системе управления персоналом, выдвинув принципиально новую модель его поведения, повышающую качество обслуживания посетителей и организационную культуру.
     Определение и исследование интегральных, субъективных и объективных факторов управления персоналом позволит:

• проводить более глубокую аналитическую оценку труда работников;
• прогнозировать их развитие;
• создавать более эффективную систему материального стимулирования.

      Кадровая политика

     Кадровая политика – одно из направлений общего процесса управления библиотекой, предусматривающее:

подбор и продвижение кадров;

подготовку и непрерывное их обучение;

расстановку работников в соответствии со сложившейся структурой библиотеки;

анализ кадрового потенциала.

     Руководитель библиотеки не может не учитывать индивидуальных черт, способностей, мотивов и стимулов каждого сотрудника. Анализ практики убедительно свидетельствует: успех там, где руководство опирается на сплоченный персонал и такую систему функционирования организации, которая стимулирует активную творческую позицию каждого сотрудника, его заинтересованность в развитии библиотеки в целом и, вместе с тем, сохраняет партнерские взаимоотношения в коллективе вне зависимости от занимаемой работниками должности.
     Чаще всего кадровое планирование понимается как процесс обеспечения организации необходимым количеством квалифицированного персонала, принятым на соответствующие должности в нужное время. Кадровое планирование трактуется и как процесс подбора квалифицированных кадров при использовании двух видов источников:

• внутреннего – имеющиеся работники,
• внешнего – привлеченные работники,

ставящий своей целью обеспечить потребности организации в необходимом количестве специалистов в конкретные временные рамки.
     При осуществлении кадрового планирования библиотека преследует следующие цели:

• получить и удержать тех работников, в которых есть потребность;
• наилучшим образом использовать потенциал своего персонала;
• предвидеть проблемы из–за возможного избытка или нехватки персонала.

     С производственно–экономической точки зрения, кадровое планирование представляет собой оцениваемое с помощью чисто экономических и организационных критериев соответствие работника его рабочему месту на определенном участке труда.
     Полагаем, что кадровое планирование – это деятельность организации, направленная на подготовку кадров, обеспечение пропорционального и динамичного развития персонала, расчет профессионально квалифицированной структуры кадров, определение общей и дополнительной потребности в них, контроль использования персонала.
     В теории и практике кадровой работы существуют различные точки зрения на инструменты кадрового планирования. Сторонники одного направления считают, что кадровое планирование сегодня и в будущем целесообразно выполнять с применением математически точных моделей, сторонники другого предлагают использование простых методов, сопровождающихся наиболее низкими издержками.
     Эффективное кадровое планирование библиотеки должно дать ответы на следующие вопросы:

• сколько работников, какого уровня квалификации, когда и где будут нужны – планирование потребности в персонале;
• каким образом можно привлечь необходимый и сократить излишний персонал – планирование привлечения или сокращения штатов;
• каким образом можно использовать библиотечных работников в соответствии с их способностями – планирование использования кадров;
• каким образом можно целенаправленно содействовать повышению квалификации кадров и приспосабливать их знания к меняющимся требованиям – планирование кадрового развития;
• каких затрат потребуют планируемые кадровые мероприятия – планирование расходов на содержание персонала.

     Наиболее рациональная схема эффективного кадрового планирования библиотеки может быть представлена следующим образом:

• установление целей кадрового планирования библиотеки;
• сбор и систематизация личных данных;
• статистическая обработка и анализ личных данных;
• определение объема и охвата кадровым планированием;
• планирование кадровых потребностей;
• планирование кадровых издержек;
• планирование размещения персонала в библиотеке.

     Базой кадровой политики является анализ потребностей в персонале, а также изучение информации о производительности работающих и издержках на их содержание.
     Процесс кадрового планирования библиотеки может состоять из четырех этапов:

• первый – определение воздействия организационных целей на библиотечные подразделения;
• второй – выявление будущих потребностей (необходимых квалификаций будущего персонала и общего числа служащих, которые требуются для достижения поставленных целей);
• третий – формирование дополнительной потребности в персонале при учете имеющихся кадров организации;
• четвертый – разработка конкретного плана действия по ликвидации потребностей в персонале библиотеки.

      Персонал–стратегия и стратегические планы библиотеки

      Модель стратегического управления персоналом библиотеки исходит из стратегических целей ее функционирования в условиях переходной экономики. Основными составляющими оценки обеспеченности программы развития необходимыми ресурсами (в частности, трудовыми и человеческими) являются:

• я вклад работников, ожидаемое поведение индивидов с точки зрения выполнения основной деятельности организации;
• структура занятости работающих, т. е. распределение компетенции сотрудников, квалификационный состав служащих, соотношение категорий работников, количество уровней управления;
• компетенция сотрудников (требуемый от работников организации общий уровень квалификации) и роль персонала в реструктуризации;
• степень взаимодействия работающих в совместной продуктивной деятельности.

     Чем больше библиотека, тем труднее учесть многообразие и сложные производственные связи в настоящий момент, а тем более – в будущем. В связи с этим важнейшим элементом кадрового планирования в библиотеке становится персонал–стратегия, которая:

• помогает при определении задач, стратегии и целей;
• способствует их выполнению через соответствующие мероприятия.

     Без разработки и реализации персонал–стратегии своевременное комплектование нужными кадрами всех подразделений библиотеки невозможно.
     Персонал–стратегия – это совокупность и последовательность принимаемых решений, позволяющих оценить, проанализировать и выработать необходимую систему воздействия на персонал для реализации избранного принципа развития организации.
     Стратегическое управление персоналом предполагает методы и процедуры анализа реализуемости общих перспективных задач библиотеки с точки зрения возможностей ее персонала или подбора кадров для осуществления глобальных целей (в зависимости от периода планирования). Эта методика создает условия для принятия решений, удовлетворяющих и руководство, и персонал.
     Потребность и готовность библиотек к ведению систематического кадрового планирования возрастает по мере увеличения размеров и сложности инициативной платной деятельности.
     По существу, все библиотеки явно или неявно используют кадровое планирование. Некоторые руководители проводят серьезные исследования, другие относятся к этому поверхностно. Вместе с тем, долговременный успех любой библиотеки, несомненно, зависит от наличия необходимых работников в необходимое время на правильно выбранных должностях.
     С помощью персонал–стратегии можно заполнить вакантные позиции, уменьшить текучесть кадров, оценить возможности карьерного роста специалистов в пределах библиотеки.
     Персонал–стратегия библиотеки должна включать в себя:

• прогнозирование перспективных потребностей библиотеки в персонале;
• изучение рынка труда;
• разработку программы мероприятий по его освоению;
• анализ системы рабочих мест;
• разработку программ мероприятий по развитию персонала.

     Кадровое планирование включает в себя применение базисного процесса планирования к решению потребностей библиотеки в человеческом ресурсе. Поэтому, чтобы быть эффективным, оно должно основываться на долговременных планах библиотеки в целом.
     Успех персонал–стратегии библиотеки в значительной степени зависит от того, насколько успешно отдел кадров сможет соединить эффективное планирование персонала с плановым процессом всей организации.
     В настоящее время кадровое планирование во многих библиотеках недостаточно связано с общим планированием. Распространенная ошибка при кадровом планировании – сосредоточение на краткосрочных потребностях. Такой подход почти всегда приводит к неожиданным затруднениям.

      Схема построения персонал–стратегии

      Мы уже подчеркивали, как важно, чтобы цели кадрового планирования были производными от целей библиотеки. Иными словами, специфические исходные требования в виде выбора характеристик, которыми должны обладать работники библиотеки, определяются исходя из целей библиотеки в целом.
     Элементами стратегического управления персоналом являются:

• анализ внешней и внутренней среды;
• формулирование специфических целей деятельности организации по управлению персоналом;
• формирование отношений управленческих кадров;
• разработка стратегических вариантов развития управления персоналом;
• создание организационной структуры служб управления персоналом;
• выработка критериев эффективности системы управления персоналом;
• определение ограничений на функционирование системы (финансовые, временные, материальные, возрастные, социальные).

     Анализ среды. Выдвигаемое требование учета особенностей внешней среды (экономической, политической, социальной и экологической ситуации) определяет взаимовлияние всех организационных подсистем (в том числе маркетинговой) и формирует цели и задачи персонала.
     Определение и исследование интегральных, субъективных и объективных факторов управления персоналом позволяет проводить глубокую аналитическую оценку труда работников, прогнозировать их развитие и создавать более эффективную систему материального стимулирования.
     Глобальная стратегическая задача, или миссия. С точки зрения целевой характеристики, управление персоналом должно рассматриваться как целенаправленная деятельность работников подразделений системы управления персоналом, линейных и функциональных руководителей, включающая:

• разработку стратегии кадровой политики, концепцию управления персоналом;
• формирование и совершенствование системы управления человеческими ресурсами;
• работу с людьми.

     Цель развития персонала определяется как повышение его образовательного и квалификационного уровня, создающего основу конкурентоспособности и устойчивости библиотеки. Инструментом ее достижения служат качественные преобразования в организации в целом, привнесение в управление персоналом новых элементов и связей, изменяющих содержание и характер трудовой деятельности и отношений работников (реинжиниринг).
     Процесс установки целей начинается с утверждения глобальной стратегической задачи, или миссии, которая определяет будущее организации. Все остальные цели формулируются на ее основе и используются для установления краткосрочных (текущих) целей. Краткосрочные цели могут быть выражены в количественных характеристиках.
     Формирование отношений управленческих кадров. В процесс планирования должны включаться все уровни управления организацией. Такой подход создает восходящие и нисходящие потоки информации в течении процесса планирования, а это гарантирует, что цели сообщаются и координируются через все уровни организации.
     Постановка кадровой проблемы. После того как цели установлены, необходимо сформулировать кадровую проблему. По сути, это постановка вопроса: что нужно библиотеке с точки зрения ее кадрового обеспечения?
     Параметры заданной производственной программы и организационная структура библиотеки определяют требуемое количество персонала и его качество (уровень знаний, опыта, навыков). Разрабатываются как общая потребность в кадрах, так и потребность по отдельным должностям и специальностям.
     Главное – не рассматривать квалификации и способности представленных работников библиотеки, а определять квалификации и способности, которые требуются для достижения поставленной цели.
     И здесь приходит на помощь ряд техник для анализа содержания работы: фотография рабочего места, текущее описание заданий, проведение собеседования с теми работниками, которые сейчас выполняют данную работу. По результатам исследования определяются степень целесообразности и ранг значимости отдельных трудовых действий, которые следует перевести вначале в квалификационные требования персонала, затем – в типы и количество необходимых библиотеке кадров.
     Планы действий. Проблема планирования кадров обусловлена сложностью прогнозирования поведения работников. Возможности использования кадров и отношение их к работе прогнозируются с высокой степенью неопределенности. В связи с этим в процессе планирования они представляют собой ненадежные сегменты.
     Как только требования к персоналу определились, разрабатываются планы действий для достижения желаемых результатов. Планы должны указывать потребность библиотеки в наборе, отборе, подготавливать определенные типы необходимого персонала. Они составляются так, чтобы можно было реализовать необходимые корректировки.
     Например, имеются четыре пути сокращения общего числа служащих: сокращение производства, истечение срока контракта, побуждение к раннему уходу в отставку, побуждение к добровольному уходу с должности.
     Подходы, не приводящие к отставке служащих, включают:

• реклассификацию (понижение в должности служащего, понижение возможностей работы или комбинация этих двух подходов);
• перемещение служащего в другие службы организации;
• перераспределение работы.

      Экономический аспект кадрового планирования

     С производственно–экономической точки зрения кадровое планирование библиотеки представляет собой оценку при помощи чисто экономических и организационных критериев соответствия между работником библиотеки и его рабочим местом на определенном участке труда.
     Конкретно кадровое планирование заключается в расчете необходимого контингента:

• по количеству работников;
• их квалификации;
• времени занятости

и расстановке кадров в соответствии с текущими и перспективными задачами развития библиотеки.
     Расчетная потребность в рабочей силе сравнивается с фактическим состоянием обеспеченности библиотеки на определенную дату, что дает информационную основу для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки.
     Поскольку кадровое планирование неразрывно связано с другими процессами планирования, его временные рамки должны соотноситься с аналогичными характеристиками планирования в библиотеке. Планы библиотеки можно классифицировать в зависимости от периода, на который они составляются, следующим образом:

• краткосрочные (ежеквартальные, годовые);
• среднесрочные (на пять лет);
• долгосрочные (более пяти лет).

     В идеале библиотека должна составлять планы на каждый из этих периодов, при этом краткосрочные планы должны быть обеспечены кадровым планированием, а среднесрочные и долгосрочные планы – персонал–стратегией библиотеки.
     Управлять библиотекой в настоящее время – значит умело внедрять инновации, применять на практике достижения науки, использовать стратегическое планирование и персонал–стратегию, развивать общественные коммуникации и фандрайзинг, проводить самостоятельные маркетинговые исследования и гибко подстраиваться под общественные потребности.