[ Учреждения культуры. – 2006 – №2. – с. 40 - 44 ]

Особенности учета недостач материальных ценностей
в учреждениях культуры и искусства

Т.Е. Володина,
зам. начальника Управления правовой работы и делопроизводства Государственной Третьяковской галереи

В конце года учреждения культуры и искусства обязаны были перед составлением годового бухгалтерского отчета провести инвентаризацию материальных ценностей и расчетов.
Инвентаризация проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее - Методические указания).

Правила проведения полной и частичной инвентаризации
Полную инвентаризацию всех активов и обязательств необходимо проводить в течение четвертого квартала отчетного года. Однако есть исключения. Например, если какое-либо имущество учреждения уже было инвентаризовано по инициативе руководителя в промежуток времени с 1 октября по 31 декабря отчетного года, то повторно этого делать не надо.
Проведение полной инвентаризации также обязательно:
•	при реорганизации или ликвидации учреждения;
•	преобразовании государственного или муниципального предприятия, учреждения.
Частичную инвентаризацию учреждение должно проводить:
•	при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
•	смене материально ответственных лиц;
•	выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
•	в случае стихийного бедствия, пожара или другой чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями;
•	в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Общие правила проведения инвентаризации библиотечных фондов установлены Методическими указаниями. В соответствии с ними инвентаризация библиотечных фондов может проводиться один раз в 5 лет.
В соответствии с письмом Минфина России от 04.11.98 г. № 16-00-16-198 "Об инвентаризации библиотечных фондов" сроки и виды проведения инвентаризации библиотечных фондов, ценность фондов должны определяться государственными и муниципальными библиотеками по согласованию с учредителем.
Указанным письмом Минфин России поддержал предложение Минкультуры России о проведении инвентаризации библиотечных фондов в следующие сроки:
•	наиболее ценных фондов, хранящихся в сейфах - ежегодно;
•	редчайших фондов - один раз в 3 года;
•	ценных фондов - один раз в 5 лет;
•	фондов библиотек, имеющих до 100 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет;
•	фондов библиотек, имеющих от 100 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет;
•	фондов библиотек, имеющих от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц -один раз в 10 лет;
•	фондов библиотек, имеющих свыше 1 млн. учетных единиц - поэтапно, в выборочном порядке, с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.
При этом инвентаризация фонда библиотеки или его части при смене руководителя учреждения или его структурного подразделения, имеющего библиотечные фонды (фондодержателя), приравнивается к очередному сроку.

Бухгалтерский учет выявленных инвентаризацией расхождений
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на соответствующих счетах.
Так, излишек нефинансовых активов приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. При этом делаются следующие бухгалтерские записи:
•	Дебет 010100310 "Увеличение стоимости основных средств" - по соответствующим счетам Плана счетов бюджетного учета, 010200130 "Увеличение стоимости непроизведенных активов" - по соответствующим счетам Плана счетов бюджетного учета, 010301320 "Увеличение стоимости нематериальных активов";
•	Кредит 040101180 "Прочие доходы";
•	Дебет 010500340 "Материальные запасы" - по соответствующим счетам Плана счетов бюджетного учета;
•	Кредит 040101180 "Прочие доходы", 040101150 "Доходы от безвозмездных и безвозвратных поступлений от бюджетов". Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся за счет виновных лиц.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.

Материальная ответственность
Работник, по вине которого произошла недостача материальных ценностей, может быть привлечен к ответственности: гражданско-правовой, материальной по КЗоТу, административной, дисциплинарной, уголовной.
Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный учреждению, представляет собой самостоятельный вид ответственности и может применяться наряду с дисциплинарной, административной или уголовной ответственностью за действия (бездействие).
Привлечение работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности не освобождает его от материальной ответственности.
Привлечение работника к материальной ответственности считается обоснованным в следующих случаях:
•	поведение работника является противоправным (нарушена конкретная норма права);
•	в противоправных действиях работника имеется вина;
•	существует прямая причинная связь между виновными действиями и полученным ущербом.
Размер причиненного работодателю ущерба в случае утраты или порчи имущества определяется по фактическим потерям исходя из подлинных цен, но не может быть ниже балансовой стоимости имущества, установленной на основе данных бухгалтерского учета.
Отсутствие надлежаще составленных бухгалтерских документов исключает возможность привлечения работника к материальной ответственности.
Проверка для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения проводится работодателем либо самостоятельно, либо с привлечением специально созданной комиссии.
Для установления причины возникновения ущерба работодатель должен потребовать от работника объяснение в письменной форме. Отказ работника представить объяснение не является основанием для освобождения от материальной ответственности.
При несогласии с выводами, сделанными в результате проверки, работник вправе обратиться в органы по рассмотрению трудовых споров.
Взыскание с виновного работника ущерба, не превышающего его средний месячный заработок, осуществляется путем удержания из заработной платы по приказу (распоряжению) работодателя, изданному в месячный срок со дня установления размера ущерба. В случае, если месячный срок истек или подлежащая удержанию сумма превышает средний месячный заработок работника, который отказывается добровольно возместить ущерб, взыскание может быть осуществлено только в судебном порядке.
Передача равноценного имущества или исправление поврежденного для возмещения ущерба допускается с согласия работодателя.

Бухгалтерский учет недостач
Суммы выявленных недостач и хищений денежных средств и имущественных ценностей, а также суммы потерь от порчи материальных ценностей, удерживаемые с виновных лиц или списываемые в установленном порядке, отражаются на счете 020900000 "Расчеты по недостачам". При этом производятся соответствующие бухгалтерские записи.
В размере выявленных недостач, хищений и потерь исходя из рыночной стоимости:
•	Дебет 020901560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам основных средств", 020902560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам непроизведенных активов", 020903560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам нематериальных активов", 020904560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов", 020905560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов";
•	Кредит 0401011172 "Доходы от реализации активов".
На суммы, поступившие в возмещение причиненного ущерба:
•	Дебет 020101510 "Поступление денежных средств учреждения на банковские счета", 020104510 "Поступления в кассу", 02Ю02400 "Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от реализации нефинансовых активов";
•	Кредит 020901660 "Погашение дебиторской задолженности по недостачам основных средств", 020902660 "Погашение дебиторской задолженности по недостачам непроизведенных активов", 020903660 "Погашение дебиторской задолженности по недостачам нематериальных активов", 020904660 "Погашение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов", 020905660 "Погашение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов". На суммы, списанные с бухгалтерского баланса в связи с отсутствием виновных лиц:
•	Дебет 040101172 "Доходы от реализации активов";
•	Кредит 020900000 "Расчеты по недостачам" - по соответствующим счетам Плана счетов бюджетного учета.