Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек

  Продолжая тему учета фондов в библиотеке, перейдем к рассмотрению процедуры оформления приемки-передачи документов излишней экземплярности, непрофильных, а также утраченных, бухгалтерского учета выбытия документов, инвентаризации фондов.

Приемка-передача документов

   Излишне экземплярные и непрофильные документы, изъятые из фонда библиотеки, по решению вышестоящей организации передаются в другие библиотеки. В порядке исключения данные документы могут передаваться на безвозмездной основе библиотекам детских домов, школ.
   На отобранные для передачи документы передающая библиотека составляет список в алфавитном порядке. Передача оформляется актом приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях формы № ОС-1 бюдж. (0504101).
   В библиотеку, получающую литературу, поступают и служат приходным документом акт и список к акту переданных документов в одном экземпляре. Второй экземпляр вместе с доверенностью и списком остается в делах библиотеки, выдавшей литературу, и подлежит постоянному хранению как оправдательный документ на переданную из библиотечного фонда литературу.
   Если литература отправляется адресату почтой или каким-либо видом транспорта, оправдательным документом служит почтовая квитанция или накладная. По одному экземпляру акта приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях и списка к данному акту отправляется получателю вместе с литературой из библиотечного фонда.
   Переданная и полученная из библиотечного фонда литература соответственно списывается или приходуется по учетным документам в установленном порядке.
   Акты приемки-передачи основных средств в бюджетных учреждениях вместе со списками передаваемых документов из фондов библиотек утверждаются в соответствии с порядком, установленным вышестоящей организацией.
   При списании изданий, утраченных в результате их утери, порчи, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, вследствие открытого доступа к фонду, - акты утверждаются при наличии документов, подтверждающих утрату.
   Такими документами могут служить протокол и акт для случаев утери и порчи изданий. Если списание изданий происходит по причине хищения или бедствий, необходимо заключение уполномоченных органов.
   В случае когда имеется факт задолженности читателей, невозможность взыскания документов должна подтверждаться соответствующими основаниями:
•	 зафиксированными в читательском формуляре напоминаниями о возврате документов, направленными в адрес читателя заказным письмом или открыткой с уведомлением о вручении, а также справкой из адресного стола;
•	 отказом на взыскание по исполнительному листу.
   Взамен утерянных от читателей могут быть приняты другие документы. Такая замена фиксируется в "Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных". На основании записей, сделанных в этой тетради, составляются акты на поступление и выбытие документов из библиотечного фонда, которые регистрируются в соответствующих частях книги суммарного учета библиотечного фонда.

Бухгалтерский учет выбытия документов

   Выбытие документов из библиотечного фонда в бухгалтерском учете отражается следующими корреспонденциями субсчетов:
   Списание документов, устаревших по содержанию или пришедших в негодность по ветхости - Д 250 - К 018.
   Аналогично отражается списание недостач документов, образовавшихся вследствие стихийных бедствий, подтвержденных документально и принятых за счет учреждения.
   Списание документов в случае их недостачи, отнесенной за счет виновных лиц, оформляется двумя записями, первая из которых отражает списание документа из фонда по балансовой стоимости - Д 250 - К 018, вторая - по рыночной стоимости в зависимости от источника приобретения документов:
•	Д 170-1 "Расчеты по недостачам" - К 173-1 "Расчеты по платежам в бюджет" - для документов, приобретенных за счет бюджетных средств;
•	Д 170-3 - К 270-3 "Целевые средства на содержание учреждения и другие мероприятия" - для документов, приобретенных за счет целевых средств и безвозмездных поступлений;
•	Д170-2 - К 401-2 "Доходы будущих периодов" - для документов, приобретенных за счет средств от предпринимательской деятельности.
•	
Инвентаризация библиотечного фонда

   Согласно ст. 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изм. и доп.) проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:
•	 при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
•	 перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
•	 при смене материально ответственных лиц;
•	 при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
•	 в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
•	 при реорганизации или ликвидации учреждения;
•	 в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.
   Общие правила проведения инвентаризации и требования, предъявляемые к порядку ее проведения, установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. Аналогичный порядок установлен и в п. 26 Инструкции №107н.
   Для бюджетных учреждений Инструкция № 107н уточняет, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности не проводится инвентаризация того имущества, которое подверглось инвентаризации не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризацию библиотечных фондов разрешено проводить один раз в пять лет.
   Минкультуры России конкретизировало сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, которые поддержал Минфин России в письме от 04.11.98 № 16-00-16-198 "Об инвентаризации библиотечных фондов":
•	 наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах - ежегодно;
•	 редчайшие фонды - один раз в 3 года;
•	 ценные фонды - один раз в 5 лет;
•	 фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет;
•	 фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет;
•	 фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц - один раз в 10 лет;
•	 фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц - поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.
   Принимая отдельные распорядительные документы, регламентирующие некоторые положения бухгалтерского учета, не урегулированные Инструкцией № 107н, бюджетное учреждение должно установить порядок проведения инвентаризации, в частности, библиотечных фондов.
   Методика проведения проверки фонда разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики и общих требований к проведению инвентаризации,        с а также инструктивно-методической и технологической документации выше-      ел стоящих органов по данному вопросу.
При разработке указанной методики можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 03.02.97 № 6 "Об утверждении межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках", в котором приведен подробный перечень всех работ, проводимых библиотечными работ- и никами в период проверки библиотечного фонда. Сроки ее проведения устанавливаются на основании указанных в документе норм времени на проверку.
Постоянно действующая или назначенная для конкретной проверки комиссия рассматривает результаты проверки и принимает решение о передаче акта о списании документов на утверждение.
Результаты проверки отражаются в бухгалтерском учете корреспон-денциями субсчетов, аналогичными бухгалтерским проводкам по отражению выбытия документов, приведенным выше.
И.В. Алексеев